Steeds meer mensen kiezen ervoor om als zelfstandige aan de slag te gaan. Ze schrijven zich in bij de Kamer van Koophandel en laten het werken in loondienst achter zich. Toch brengt het ondernemerschap de nodige risico’s met zich mee en zijn er verschillende valkuilen die je als zzp’er zo veel mogelijk wilt vermijden. Wij zetten de belangrijkste valkuilen én tips hoe je hier het beste mee om kunt gaan op een rijtje in dit artikel.
Auteur: Marianne van de Werken
Tip 1: reserveer voldoende geld voor nog te betalen belastingen
Het geld dat een werknemer iedere maand ontvangt, kan hij vrij besteden. Er is immers al belasting over afgedragen. Voor zzp’ers is dit anders. Zij moeten over hun verdiende geld nog inkomstenbelasting betalen. Bovendien zijn veel ondernemers btw-plichtig en dit betekent dat een deel van het bedrag dat op de ondernemersrekening wordt gestort nog aan de Belastingdienst betaald moet worden. In de meeste gevallen is de omzetbelasting ofwel btw die je van je klanten ontvangt en die je aan de Belastingdienst moet afdragen 21%. Heb je investeringen gedaan (hoe klein of hoe groot ook) dan mag je de voorbelasting verrekenen met je te betalen btw. Toch is het handig om voor de zekerheid alle btw die je van klanten ontvangt – en die je als het goed is apart op je factuur vermeldt – te reserveren.
Naast de btw die ieder kwartaal verrekend wordt, moet je bovendien ieder jaar je aangifte inkomstenbelasting invullen. Als je aan bepaalde regels voldoet, zoals bijvoorbeeld het urencriterium, dan kun je in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten. Mag je gebruikmaken van deze aftrekposten, reken er dan op dat je vanaf een winst van ongeveer € 15.000 belasting moet gaan betalen. Het bedrag van je te betalen belasting kan snel oplopen.
Wil je aan het eind van het jaar niet voor vervelende verrassingen komen te staan? Reserveer dan tussen de 20 en 30% van je omzet voor de inkomstenbelasting. Je kunt hier bijvoorbeeld een zakelijke spaarrekening bij KNAB voor gebruiken. Je kunt ook een administratiekantoor in de arm nemen. Bij ZTalks Collectief werken we met EasyZZP. Zij koppelen de betaal- en spaarrekening aan je administratie, waardoor alle transacties automatisch in de administratie terecht komen. Zo heb jij altijd een kloppend overzicht van je financiën en btw-verplichtingen.
Tip 2: verdien geld met je administratie
De administratie is zo’n typisch klusje dat ondernemers laten liggen tot ze echt niet anders meer kunnen. Ze hebben er geen zin in en geven prioriteit aan werk waar ze direct resultaat van terugzien op hun bankrekening. Toch kun je ook door aandacht te besteden aan je administratie geld verdienen. Als zzp’er kun je veel kosten die je voor je werk maakt, aftrekken. Op de website van de Belastingdienst lees je precies wat je wel en niet mag aftrekken. Door deze kosten goed bij te houden, zorg je ervoor dat je fiscale winst lager uitvalt en je daar dus minder belasting over hoeft te betalen. Krijg je controle van de Belastingdienst, dan is het belangrijk dat je kunt aantonen welke kosten je hebt gemaakt. Zorg dus dat je al je bonnetjes bewaart en dat je een sluitend overzicht van je kosten en omzet hebt.
Bij de eerste tip hadden we het al even over bepaalde aftrekposten waar je als ondernemer gebruik van kunt maken bij je aangifte inkomstenbelasting. Het urencriterium is voor een aantal aftrekposten een belangrijke voorwaarde om ervoor in aanmerking te komen. Het is om die reden belangrijk om alle uren die je aan je bedrijf besteedt, zorgvuldig bij te houden. Het gaat dan om zowel de directe als de indirecte uren. Indirecte uren zijn bijvoorbeeld uren die je besteedt aan je administratie, het werken aan je website, de reistijd en uren voor het bezoeken van netwerkbijeenkomsten. Directe uren zijn de uren die je rechtstreeks kunt toeschrijven aan een klant.
Tip 3: denk goed na over de hoogte van je uurtarief
Beginnende ondernemers maken vaak de rekenfout dat ze met een uurtarief van € 30 en een werkweek van 40 uur iedere week met € 1.200 thuiskomen. Behoed jezelf voor deze denkfout. Het lukt je namelijk niet om in een werkweek van 40 uur ook daadwerkelijk 40 uur productief te zijn. Je hebt te maken met zogenoemde indirecte uren: uren die niet rechtstreeks declarabel zijn. Denk aan het schrijven van een offerte, het beantwoorden van mailtjes, het vinden van nieuwe klanten en het volgen van een training of een webinar. Voor al deze uren krijg je geen cent betaald. Het is afhankelijk van het werk wat je doet hoeveel directe uren je kunt maken, maar het komt zelden voor dat je meer dan 75% van je uren declarabel bent.
Dan wil je misschien ook nog op vakantie, ben je een keertje ziek of is er een andere reden dat je niet kunt werken. Een jaar heeft 52 weken, maar er zullen maar weinig mensen zijn die het hele jaar rond werken. Houd bij de berekening van je uurtarief dus ook rekening met de weken waarin je niet werkt. Uitgaande van 5 vakantieweken en nog een extra correctie voor ziekte en overige uren waarin je niet kunt werken, kun je gerust rekenen met 45 weken werken in een jaar.
Maken we dan de rekensom van 40 uur per week x 75% x 45/52 te werken weken, dan komen we op 26 declarabele uren in een week. Realiseer je hierbij dat je dan nog geen rekening hebt gehouden met belastingen die je moet betalen, verzekeringen die je nodig hebt en een apart potje dat je moet reserveren voor je pensioen. Het is daarom belangrijk om voor het bepalen van je uurtarief een omgekeerde som te maken en je daarbij de volgende vragen te stellen:
- Hoeveel wil ik aan het eind van de maand overhouden?
- Welk bedrag moet ik reserveren voor belastingen?
- Welk bedrag moet ik reserveren voor mijn pensioen?
- Welk bedrag moet ik reserveren voor verzekeringen?
- Hoeveel weken per jaar verwacht ik te werken?
- Hoeveel tijd in de week ben ik niet-declarabel?
Als je voor jezelf duidelijke antwoorden op deze vragen formuleert en je gaat even terug naar de rekensom die we eerder al voor je schetsten, dan komt daar als het goed is een bepaald bedrag uit. Dat bedrag moet je minimale uurtarief zijn.
Je uurtarief bij een interimopdracht: houd ook hier zelf de regie
Als je digitaal op zoek gaat naar interimopdrachten als zelfstandige professional zal je in de zoekmachines veel hits krijgen. Of misschien belt een recruiter je na het zien van je LinkedIn-profiel. Welke opdrachtgever of welk bureau moet je dan kiezen? Houd ook dan zelf de regie. Als je kiest voor een bemiddelingsbureau, zorg dan dat je voor je inschrijving weet wat ze voor je kunnen betekenen. Vraag ze naar de fee die ze vragen voor de bemiddeling. Dit gaat immers van jouw verdiensten af. In de markt kan deze fee variëren van 5 tot wel 45%. Wij adviseren je nooit akkoord te gaan met een fee van meer dan 10%.
Laat je ook niet gek maken dat de uurtarieven onder druk staan of dat je jezelf scherp moet aanbieden. Dit is namelijk onzin: het is echt niet altijd zo dat de kandidaat met het laagste tarief het daadwerkelijk wordt. Let er bovendien op of het bureau werkt met een concurrentie- en relatiebeding en hoelang dit beding geldt. Realiseer je goed dat wanneer je in zee gaat met een partij die hierin standaard 12 maanden afdwingt, je dan nog zeker 12 maanden financieel nadeel ondervindt na het eindigen van de opdracht.
Uit ervaring weten we dat het lastig is om een goed bureau te vinden. Zoek je een betrouwbaar, ervaren en betaalbaar bemiddelingsbureau, laat ons je dan helpen bij het vinden van die geweldige opdracht. Kijk eens op onze opdrachtenpagina en verwonder je hoeveel opdrachten er te vinden zijn. Hier vind je iedere dag nieuwe opdrachten en zie je vooraf direct en transparant de opdrachtgevers en de uurtarieven die ze bereid zijn te betalen.
Tip 4: vergeet je pensioen voor later niet
‘Wie dan leeft, wie dan zorgt’ is een veelgehoorde uitspraak. Maar ja, je wilt toch ook niet doorwerken tot je er letterlijk bij neervalt. Als je rond je pensioengerechtigde leeftijd niet alleen wilt rondkomen van een AOW, dan is het slim om nu alvast geld opzij te zetten voor later. Het is misschien niet sexy om nu al over je pensioen na te denken en de verleiding is groot om alles wat je binnenkrijgt uit te geven, maar realiseer je dat je dan op latere leeftijd tegen serieuze problemen aan kunt lopen.
Om mensen te stimuleren om een spaarpotje op te bouwen, heeft de overheid een aantal fiscaalvriendelijke vormen van pensioensparen in het leven geroepen. Denk dan aan een koopsom of een lijfrente, banksparen en de fiscale oudedagsreserve (FOR) voor ondernemers. Vind jij het belangrijk dat je straks op je oude vertrouwde manier verder kunt leven, lees je dan nu alvast in over de mogelijkheden.
Tip 5: zit wanbetalers achter hun broek aan
Vroeg of laat krijgt iedere ondernemer te maken met een wanbetaler. Sommige klanten betalen structureel te laat en omdat deze klanten vaak toch wel betalen als we ze iets meer tijd geven, zien we dit niet als een probleem. Toch zijn ook deze klanten zogenoemde wanbetalers. Ongeveer een derde van de bedrijven betaalt stelselmatig te laat om zo de eigen liquide middelen op peil te houden. Dit kan voor jou als kleine ondernemer op termijn serieuze problemen opleveren. Wees daarom naar klanten duidelijk over je betaaltermijn en zit ze achter hun broek aan als ze niet op tijd betalen. Het versturen van herinneringen kan er net voor zorgen dat de klant wel iets eerder betaalt en dat jij je leveranciers ook op tijd kunt betalen.
Met een goed debiteurenbeleid kun je geldproblemen voorkomen. Werk je met EasyZZP dan kun je gebruikmaken van de ‘aanmaningenservice’ bij het aanmaken en verzenden van je facturen. Zo kun je automatische herinneringen laten versturen naar klanten die op de vervaldatum nog niet betaald hebben.
Tip 6: zorg voor een inkomensvangnet bij ziekte
In tegenstelling tot een werknemer in loondienst is er voor een zzp’er niets geregeld als hij arbeidsongeschikt raakt. Zeker als je langere tijd niet kunt werken, dan kan dit verstrekkende gevolgen voor je bedrijf én je inkomen hebben. Er zijn verschillende constructies om jezelf te verzekeren van een inkomen bij ziekte. Zo kun je bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) afsluiten. Ook een Broodfonds of een Schenkkring kunnen goede manieren zijn om toch een gegarandeerd inkomen bij ziekte te ontvangen.
Maak kennis met EasyZZP
Uit ervaring weten we dat er ook na het lezen van deze tips ondernemers zijn die het lastig vinden om de tips op te volgen. Ze weten niet goed waar ze moeten beginnen, hoe ze inzicht moeten krijgen in hun administratie of ze hebben gewoon niet de fut om zich in de verschillende aspecten van de administratie te verdiepen. Zoek een betrouwbare partij waar je al je vragen aan kunt stellen die jouw hele administratie uit handen kan nemen? Zoals we al eerder noemden, werken we zelf al jaren naar tevredenheid met EasyZZP. Neem eens een kijkje op de website en lijkt het je wat, dan sturen ze je graag een vrijblijvende offerte.
Tot eind 2016 werkte ik als jurist voor de overheid, maar mijn liefde voor taal kwam hierbij onvoldoende tot zijn recht en daarom besloot ik een carrièreswitch te maken. Met mijn bedrijf Language Lover geef ik gehoor aan een langgekoesterde wens, namelijk het schrijven en redigeren van teksten. Ik ben nu dan ook een echte ‘Taalp(J)urist’!