Vaak zie je het bij een publicatie wel staan: ‘Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.’ Toch zien we dat in veel bedrijven de vakbladen over het kopieerapparaat gehaald worden, zodat verschillende collega’s de artikelen tegelijk kunnen lezen en bovendien staan bibliotheken vol met boeken en tijdschriften.

Auteur: Marianne van de Werken

De bepaling dat je niets mag verveelvoudigen is afkomstig uit de Auteurswet. Om makers te compenseren voor het dupliceren voor hun werk, bestaan er vergoedingen als de reprorechtvergoeding en de leenrechtvergoeding. In dit artikel vertel ik je graag iets meer over wie de makers zijn, waar de vergoedingen vandaan komen en wat je moet doen om er aanspraak op te maken. In een tweede artikel over dit onderwerp, vraag ik verschillende makers of ze bekend zijn met het reprorecht en een aantal vertellen over hun ervaringen na aansluiting bij een reprorechtverdeler.

Vergoedingen kunnen overigens beperkt met terugwerkende kracht worden teruggevraagd. Heb je nog geen aanspraak gemaakt op een reprorechtvergoeding, zorg dan dat je nog voor het einde van het kalenderjaar je werken bij de betreffende instantie aanmeldt. Met de jaarwisseling vervalt er ook weer een jaar waarover je de vergoedingen kunt terugvragen.

Wat is de reprorechtvergoeding?

Het reprorecht is de vergoeding die organisaties en ondernemers jaarlijks betalen voor het dupliceren voor intern gebruik. Je kunt dan denken aan het kopiëren, maar ook aan scannen, mailen, opslaan of beschikbaar stellen op intranet van kranten, tijdschriften en (e-)boeken. De Stichting Reprorecht int de vergoedingen en verdeelt ze onder de makers. Onder makers verstaan we de schrijver, fotograaf, vormgever, uitgever, vertaler en de illustrator. Dus eigenlijk iedereen die de offline publicatie mogelijk maakt, met uitzondering van de eindredacteur. Wist je trouwens dat in de eerste jaren alleen gelden geïnd werden bij instellingen die het algemeen belang dienden, zoals bibliotheken, overheidsinstellingen en scholen? Pas in 2003 werd dit uitgebreid naar het bedrijfsleven, waar tenslotte ook veel gebruik gemaakt werd van kopietjes.

De gebruiker betaalt

Hoeveel een bedrijf aan de reprorechtvergoeding kwijt is, is afhankelijk van het aantal medewerkers en de bedrijfssector. Zo is van bedrijven in de landbouw bijvoorbeeld bekend dat ze weinig gebruik maken van informatie en bedrijven in deze sector betalen daarom een lager bedrag dan bedrijven in de financiële sector. In het vergoedingenoverzicht kun je zien dat de vergoedingen sterk uiteen lopen.

Is het betalen van de reprorechtvergoeding dan een vrijbrief om ongelimiteerd te kopiëren? Nee, dat zeker niet. Op de website van Stichting Reprorecht vind je in begrijpelijke taal terug wat wel en niet mag. Dit staat overigens ook op de factuur die de stichting verstuurt, maar dan in juridische taal.

Zzp’ers krijgen tegenwoordig geen factuur meer voor het reproduceren van offline publicaties. Voorheen kregen zij net als andere ondernemers een factuur gebaseerd op de sector waarin ze actief waren. Omdat de vergoeding die zij moesten betalen vaak niet in verhouding stond met het aantal kopieën dat zij maakten, is via een tussenstap waarbij ze 4,5 cent per kopie betaalden, besloten om zzp’ers helemaal geen factuur meer te sturen.

De verdeling van de reprorechtvergoedingen

Maar hoe zit dat dan met de verdeling van de gelden? Het lijkt een onmogelijke opgave om alle auteurs te bereiken om de vergoeding naar ze over te maken. In de praktijk blijkt dat ook het geval. Veel uitgeverijen zijn al aangesloten bij de Stichting Reprorecht en krijgen op die manier het geld, dat bestemd is voor de freelance auteurs. Een deel van het bedrag is het uitgeversaandeel en dat mogen ze dus zelf houden. Het auteursaandeel moeten ze onder de freelancers verdelen.

De Stichting Reprorecht maakt voor (een groot deel van) de verdeling van de reprorechtgelden gebruik van verdeelorganisaties. De werken worden daarom ingedeeld in categorieën, zodat direct duidelijk is welke verdeelorganisatie verantwoordelijk is voor de verdeling. Een uitgebreid overzicht hiervan vind je op de website van de Stichting Reprorecht.

Bij welke verdeelorganisatie moet ik zijn?

Samengevat komt het erop neer dat Stichting Reprorecht zowel het auteursaandeel als het uitgeversaandeel betaalt aan uitgevers van vakboeken, wetenschappelijke boeken, vaktijdschriften, wetenschappelijke tijdschriften, schoolboeken en studieboeken. De uitgever verdeelt dit vervolgens onder de individuele freelance auteurs. Ook het uitgeversaandeel van kranten en visuele werken verdeelt de Stichting Reprorecht.

Voor de overige verdeling zijn instanties in het leven geroepen die namens de Stichting Reprorecht de vergoedingen verdelen. Zo kunnen auteurs zich richten tot de Stichting Lira, voor alle vergoedingen voor publicaties die niet aan uitgeverijen worden uitgekeerd. Dat kan zijn omdat dit niet past binnen de categorieën die we eerder al noemden (vakboeken, wetenschappelijke boeken, vaktijdschriften, wetenschappelijke tijdschriften, schoolboeken en studieboeken), maar ook wanneer de uitgeverij niet is aangesloten bij de Stichting Reprorecht. Een lijst van uitgeverijen die wél zijn aangesloten bij Stichting Reprorecht vind je – enigszins verstopt – op de site van de Stichting Lira. Zodra je een offline artikel voor een uitgever op de lijst hebt geschreven, zou je automatisch een reprorechtvergoeding moeten ontvangen.

Voor het auteursaandeel van kranten en publiekstijdschriften kunnen auteurs eveneens bij de Stichting Lira terecht. Auteurs van bladmuziek wenden zich tot de Federatie Muziek Auteurs en Uitgevers (FEMU) en makers van visuele werken zoals foto’s en illustraties kunnen terecht bij Pictoright.

Het aanvragen van de reprorechtvergoeding

Nu wil je aanspraak maken op een reprorechtvergoeding. Hoe gaat dat dan in zijn werk? Zelf ben ik schrijvend journalist en auteur en om die reden richt ik me tot de Stichting Lira. Op de website sluit ik me aan en per post ontvang ik een paar dagen later het aansluitingscontract. Ik vul het in en stuur het ondertekend terug. Mijn inschrijving is daarmee compleet.

Dat je bent aangesloten betekent overigens niet automatisch dat je ook al de vergoedingen uitbetaald krijgt. Wil je aanspraak maken op de repro- en leenrechtvergoeding, dan moet je jouw werken opgeven bij Lira Nieuwswaarde. Dat kun je doen door na je aanmelding in te loggen op de site. Voor het opgeven van de publicaties moet je het jaar van publicatie, de titel waarvoor je hebt geschreven, het totale aantal artikelen voor deze titel en het honorarium opgeven. Appeltje eitje dus.

Zelf ontdekte ik de Stichting Lira en de vergoedingsmogelijkheden nog maar kort geleden. Daarom weet ik op dit moment nog niet hoe hoog de vergoedingen zijn en of het de moeite waard is. Om hier meer over te weten te komen, sprak ik voor een tweede artikel over dit onderwerp met verschillende makers die wél al eerder aanspraak maakten op de reprorechtvergoedingen. Daaruit bleek al snel dat aansluiten wel degelijk loont. De cijfers van de Stichting Lira liegen er bovendien niet om: in 2018 werd er maar liefst 25 miljoen euro verdeeld onder schrijvers, vertalers en journalisten. Nu verwacht ik echt niet rijk te worden van de vergoedingen, maar een extraatje is nooit weg toch?

Bij mijn geschreven publicaties in de krant verschijnen soms ook foto’s die ik zelf maakte. Voor die foto geldt net zo goed dat hij gekopieerd wordt en voor de reprorechtvergoedingen voor visuele werken is Pictoright de aangewezen (rechts)persoon. Voor de zekerheid heb ik ook daar maar een aansluitformulier ingevuld. Ook hiervoor geldt dat iedere euro mooi meegenomen is.

Aanvragen met terugwerkende kracht

Je kunt je aanspraken op de reprorechtvergoeding maar beperkt met terugwerkende kracht aanvragen. Heb je je dus nog niet gemeld bij een van de stichtingen die erover gaat, maar val je wel onder de noemer ‘maker’, dan is het wijsheid om je zo snel mogelijk aan te melden. Iedere jaarwisseling valt er weer een jaar van het ‘terugwerkende-kracht-lijstje’ en er is dus weinig tijd te verliezen.

Omdat dit voor mij een redelijk nieuw onderwerp is en ik van het bestaan van de vergoedingen niet op de hoogte was, heb ik in mijn netwerk eens rondgevraagd naar de ervaringen. En die lopen – heel verrassend – sterk uiteen. In een tweede artikel komen verschillende makers aan het woord. Zij vertellen graag welke ervaringen ze hebben met de verschillende organisaties die de reprorechtgelden verdelen en geloof me, dat is informatie die je graag wilt lezen.